STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN PT INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA TBK. (TUGAS 2)

1.      Dewan Komisaris

Komisaris adalah Organ Perseroan yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus sesuai dengan anggaran dasar serta memberi nasihat kepada Direksi.

Tugas Utama Komisaris adalah Komisaris wajib melakukan pengawasan terhadap kebijakan Direksi dalam menjalankan perseroan serta memberi nasihat keapada Direksi. Fungsi pengawasan dapat dilakukan oleh masing-masing Anggota Komisaris namun keputusan pemberian nasihat dilakukan atas nama Komisaris secara Kolektif (sebagai Board). Fungsi pengawasan adalah proses yang berkelanjutan. Oleh karena itu, Komisaris wajib berkomitmen tinggi untuk menyediakan waktu dan melaksanakan seluruh tugas komisaris secara bertanggungjawab. Pelaksanaan tugas tersebut diantaranya adalah :

·         Pelaksanaan rapat secara berkala satu bulan sekali.

·         Pemberian nasihat, tanggapan dan/atau persetujuan secara tepat waktu dan berdasarkan pertimbangan yang memadai.

·         Pemberdayaan komite-komite yang dimiliki Komisaris. Contohnya Komite Audit, Komite Nominasi dll.

·         Mendorong terlaksananya implementasi good corporate governance.

2.      Komite Audit

Komite audit memiliki wewenang, yaitu:

·         Menyelidiki semua aktivitas dalam batas ruang lingkup tugasnya;

·         Menyelidiki semua aktivitas dalam batas ruang lingkup tugasnya;

·         Mencari Informasi yang relevan dari setiap karyawan;

·         Mengusahakan saran hukum dan profesional lainnya yang independen apabila dipandang perlu.

Kewenangan Komite Audit dibatasi oleh fungsi mereka sebagai alat bantu Dewan Komisaris sehingga tidak memiliki otoritas eksekusi apapun (hanya sebatas rekomendasi kepada Dewan Komisaris) kecuali untuk hal spesifik yang telah memperoleh hak kuasa eksplisit dari Dewan Komisaris misalnya mengevaluasi dan menentukan komposisi auditor eksternal dan memimpin satu investigasi khusus. Selain itu Keputusan Ketua Bapepam Nomor: Kep-41/PM/2003 menyatakan bahwa Komite Audit memiliki wewenang mengakses secara penuh, bebas dan tak terbatas terhadap catatan, karyawan, dana, aset, serta sumber daya perusahaan dalam rangka tugasnya serta berwenang untuk bekerjasama dengan auditor internal.

3.      Komite Kompensasi

Membuat rekomendasi terhadap keputusan-keputusan yang menyangkut remunerasi/kompensasi untuk Dewan Direksi dan kebijakan- kebijakan kompensasi lainnya, termasuk hubungan antara prestasi perusahaan dengan kompensasi bagi eksekutif perusahaan dalam hal ini CEO.

4.      Direksi

Kewenangan direksi adalah sebagai berikut:

·         Salah satu organ Persoran yang memiliki kewenangan penuh atas pengurusan dan hal-hal terkait kepentingan Perseroan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan.

·         Mewakili Perseroan untuk melakukan perbuatan hukum baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan UUPT and anggaran dasar.

Kewenangan direksi untuk mewakili Perseroan bersifat tidak terbatas dan tidak bersyarat, kecuali ditentukan lain dalam UUPT, anggaran dasar atau keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (“RUPS”). Dalam hal anggota direksi terdiri lebih dari 1 (satu) orang, yang  berwenang mewakili Perseroan adalah setiap anggota direksi, kecuali ditentukan lain dalam anggaran dasar. Maksud dari pengecualian ini adalah agar anggaran dasar dapat menentukan bahwa Perseroan dapat diwakili oleh anggota direksi tertentu sebagaimana diatur dalam Pasal 98 UUPT.

5.      Komite Keselamatan Kerja

Tugas dan fungsi Komite Keselamatan Kerja adalah sebagai berikut:

a.       Menghimpun dan mengolah data mengenai Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) di tempat kerja.

b.      Membantu menunjukkan dan menjelaskan kepada setiap tenaga kerja mengenai :

·         Berbagai faktor bahaya di tempat kerja yang dapat menimbulkan gangguan K3 termasuk bahaya kebakaran dan peledakan serta cara menanggulanginya.

·         Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas kerja.

·         Alat Pelindung Diri (APD) bagi tenaga kerja yang bersangkutan.

·         Cara dan sikap yang benar dan aman dalam melaksanakan pekerjaannya.

c.       Membantu Pengusaha/Pengurus dalam :

·         Menentukan tindakan koreksi dengan alternatif terbaik.

·         Mengembangkan sistem pengendalian bahaya terhadap Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

·         Mengevaluasi penyebab timbulnya kecelakaan, penyakit akibat kerja (PAK) serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

·         Mengembangkan penyuluhan dan penelitian di bidang keselamatan kerja, higiene perusahaan, kesehatan kerja dan ergonomi.

·         Melaksanakan pemantauan terhadap gizi kerja dan menyelenggarakan makanan di perusahaan.

·         Memeriksa kelengkapan peralatan keselamatan kerja.

·         Mengembangkan pelayanan kesehatan tenaga kerja.

·         Mengembangkan laboratorium Keselamatan dan Kesehatan Kerja, melakukan pemeriksaan laboratorium dan melaksanakan interpretasi hasil pemeriksaan.

·         Menyelenggarakan administrasi keselamatan kerja, higiene perusahaan dan kesehatan kerja.

·         Membantu pimpinan perusahaan menyusun kebijaksanaan manajemen dan pedoman kerja dalam rangka upaya meningkatkan keselamatan kerja, higiene perusahaan, kesehatan kerja, ergonomi dan gizi kerja. (berdasarkan pasal 4 (empat) Permenaker RI Nomor PER.04/MEN/1987).

6.      Internal Audit Division

Tugas audit internal adalah:

·         Melaksanakan proses pemeriksaan / audit internal bagi seluruh divisi cabang dan melaporkannya dalam bentuk laporan audit.

·         Menjalalankan proses audit internal perusahaan secara teknis dan berkala baik dari segi financial maupun operasional.

·         Melakukan koordinasi kesiapan cabang dan juga depo untuk menyiapkan laporan Rugi Laba  dengan lengkap serta melakukan pemeriksaan terhadap Neraca Rugi Laba tersebut.

·         Menganalisa dengan akurat serta bisa memberikan gambaran tentang penyelesaian masalah keuangan.

·         Melakukan koordinasi dengan lembaga audit eksternal yang  jika diperlukan untuk kelancaran perusahaan.

·         Melakukan monitoring dan evaluasi hasil audit internal serta menjalin koordinasi dengan pihak terkait untuk menyiapkan solusi untuk hasil temuan masalah.

·         Aktif melakukan tugas tugas lain yang di rasa perlu dalam upaya mencapai target audit.

7.      Corporate Secretary

Tugas Sekretaris Perusahaan berdasarkan lampiran Keputusan Ketua Bapepam No. Kep-63/PM/1996 tentang Pembentukan Sekretaris Perusahaan (Peraturan No. IX.I.4 No. 1), adalah sebagai berikut:

·         Mengikuti perkembangan Pasar Modal khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di bidang Pasar Modal;

·         Memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan pemodal yang berkaitan dengan kondisi Emiten atau Perusahaan Publik;

·         Memberikan masukan kepada direksi Emiten atau Perusahaan Publik untuk mematuhi ketentuan UU No. 8 Tahun 1995 tentang Pasar Modal dan peraturan pelaksanaannya;

·         Sebagai penghubung atau contact person antara Emiten atau Perusahaan Publik dengan Bapepam dan masyarakat; dan

·         Fungsi Sekretaris Perusahaan dapat dirangkap oleh direktur Emiten atau Perusahaan Publik.

8.      Purchasing Division

Tugas dari purchasing division adalah:

·         Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang (inventory,material dll).

·         Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol (FIFO atau ERP/ MRP).

·         Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan.

·         Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.

·         Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / cotrol stock dll.

9.      Corporate Finance Division

Tugas dari corporate finance division adalah:

·         Melakukan pengaturan keuangan perusahaan

·         Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program

·         Melakukan transaksi keuangan perusahaan

·         Melakukan pembayaran kepada supplier

·         Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan

·         Melakukan penagihan kepada customer

·         Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan

·         Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan

·         Menerima dokumen dari vendor internal maupun external

·         Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen

·         Entry SAP

·         Melakukan Evaluasi budget

·         Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan

·         Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu

·         Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya

·         Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain.

10.      Shared Service Center

Tugas dari shared service center adalah menjadi penghubung / penyambung kebijakan perusahaan terhadap konsumen, atau sebaliknya sebagai komunikator bagi kebutuhan pelanggan terhadap barang dan jasa yang disediakan atau di pasarkan oleh perusahaan / badan usaha dengan win-win solution dan pastinya lebih mengedepankan kepentingan perusahaan, yang membedakan hanya ruang lingkup kerja. Karena saya bekerja sebagai Contact Center perangkat yang saya gunakan pesawat telepon, headset dan komputer.

11.      Management Information System Division

Tugas dari divisi sistem informasi manajemen adalah:

·         Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.

·         Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.

·         Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

·         Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.

·         Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.

12.      Sales & Marketing Division

·         Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-kantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.

·         Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat.

·         Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan penjualan bersama, mendiskusikan strategi dan sebagainya.

·         Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada konsumen.

·         Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peluang usaha pada saat mendatang.

·         Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan.

·         Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh manajer penjualan.

13.      Logistic Division

·         Melakukan order barang. Dalam hal ini, seorang logistik harus mempunyai daftar-daftar supplier barang yang dibutuhkan oleh perusahan untuk menunjang produksi. Seorang logistik juga harus sering berkoordinasi dengan koordinator produksi dan pihak supplier supaya kebutuhan logistik barang tetap pada porsinya. Order barang bisa dilakukan via email, telephon, atau fax. tapi sebelumnya kita menghubungi pihak supplier bahwa kita akan melakukan order. Dalam negoisasi dengan supplier, tekankan jiwa bahwa pihak yang mengorder adalah raja sehingga seorang pekerja logistik harus tegas khususnya dalam memastikan kapan barang datang. 

·         Menerima barang. Setelah melakukan order, pastikan barang datang tepat waktu sesuai dengan perjanjian. Ketika barang sudah datang, maka seorang logistik lah yang menandatangani struk penerimaan barang. Setelah itu, pastikan barang yang diterima dalam keadaan baik dan jumlah yang dikirim sesuai dengan yang di order.

·         Invoice. Invoice merupakan penagihan, setelah faktur penjulan kita terima, masukkan semua dalam data faktur penangihan. Setelah semuanya selesai dilakukan, menyerahkan penagihan tersebut ke bagian staf keuangan untuk membayarnya.

·         Distribusi. Setelah semua selesai dan sudah pasti bahwa barang yang sudah sesuai dengan order, maka tugas selanjutnya adalah mendistribusikan barang-barang tersebut ke bagian-bagian produksi yang memerlukan.

·         Controlling. Setelah didistribusikan bukan berarti tugas seorang logistik selesai, seorang logistik masih harus memonitoring dan mengontrol bahwa barang tersebut digunakan dengan sewajarnya.

14.      Corporate Human Resource Division

·         Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia.

·         Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat SOP, job description, training and development system dll.

·         Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.

·         Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang dianggap perlu.

·         Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi, mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai dengan standar perusahaan.

·         Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.

·         Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya kontrak kerja.

·         Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan atau kebijakan perusahaan.

15.      Corporate Public & Internal Affair Division

·         Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lain yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi.

·         Menyusun rencana kerja, anggaran dan jadwal kegiatan Bagian Pengumpulan Informasi dan Dokumentasi.

·         Mengumpulkan, menganalisa, menyajikan data dan informasi yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi.

·         Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan informasi dan dokumentasi dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

·         Mengumpulkan, menganalisa informasi/ opini masyarakat dan lembaga dan menyampaikan kepada pimpinan sebagai bahan kebijakan.

·         Menerima keluhan masyarakat dan meneruskannya kepada pimpinan lembaga/ instansi terkait serta menyusun dan memberikan tanggapan terhadap keluhan masyarakat.

·         Mengelola dan menganalisa kotak saran internal dan eksternal.

·         Mendokumentasikan audio visual kegiatan pimpinan

·         Menyelenggarakan dan mengelola komunikasi internal di lingkungan organisasi dan karyawan.

·         Membina dan mengkoordinasikan kegiatan kehumasan.